従業員から診断書を受け取ったらどのように対応すれば良いかー会社側担当者のための対応ガイド

従業員から診断書が提出されたとき、人事担当者はどう対応すればよいのでしょうか。

こうした、診断書に関するお困りは、メンタルヘルス対応の実務で頻繁に起こります。

この記事では、診断書の基本的な位置づけから、種類ごとの対応方法、診断書が提出されない場合の実務対応、そして受領後のフローまで、人事担当者が押さえておくべきポイントを一つの記事にまとめています。

*この記事は企業の人事担当者・産業保健スタッフ向けに書かれています。

診断書の種類と、企業が取るべき対応

会社が受け取る診断書には、いくつかの種類があります。

１．休むための診断書

病気欠勤や病気休職などの制度を活用して、一定期間療養するために必要な診断書です。これらの制度を活用する際に、就業規則等で診断書の提出を求めていることが多く、それに応じて従業員からは「○○（疾病）のため、△ヶ月の療養を要する」という記載のある診断書が提出されます。

このような診断書を受け取った際には、診断書の記載に従って療養させなければなりません。いくら忙しいからといって、あるいは仮病を疑って、療養を認めないという対応は、会社側の安全配慮義務違反になりかねません。

一方で療養期間はあくまで目安です（怪我や感染症などの分かりやすい疾病でない限り、将来に関する回復の見込みは、医師にも予想が難しい）。例えば「１ヶ月療養を要する」と書いてあったからといって、１ヶ月後に必ず復帰できるというわけでもありません。復帰できる状態にあるかどうかも分かりません。
　そのため、診断書に記載のある療養期間を過ぎたから自動的に職場復帰させるという運用は、お勧めしていません。

２．復職のための診断書

病気休職や病気欠勤等の療養から復帰する際の、「復職可能」という記載のある診断書です。続く３で言及するように、配慮内容が併記されていることも多くあります。
　こちらも１と同じく、特に病気休職からの復帰の際などは、制度上診断書の提出を求めていることが一般的です。

このような診断書が出たからといって、無思考的に復帰を認めてはいけません。私たちは、復帰基準として業務基準・労務基準・健康基準の３つの具体的な基準を定めています。主治医の復帰可能という診断書は、あくまで健康基準を満たしていることの証明にしかなっていません。必ず会社側で、業務基準・労務基準を満たせる状態にあるか、確認しましょう。

３．配慮を求める診断書（業務軽減・異動）

業務軽減や異動などの就業上の配慮が必要である旨が記載された診断書です。多くの場合「〜の配慮が望ましい」という記載がなされています。就業中の従業員から提出されることもありますし、２の復職時の診断書に併記されていることもあります。

こうした配慮を求める診断書への対応に、頭を悩ませている担当者も多いのではないでしょうか。後ほど詳しく説明しますが、配慮が必要だという診断書を受け取った場合に、会社はその指示に従わなければならないというわけでは決してありません。一方で何の対応もせずにいることは、安全配慮義務違反になりかねませんので、注意が必要です。

なおこうした意見の多くは、トレランスであり、本来は医師が意見すべきでない内容が含まれていることも多いことを、こちらで指摘しています。

４．その他の診断書

診断名や症状などだけが記載されている診断書を、会社が受け取ることがあります。特に必要な配慮事項なども記載されておらず、「いったいなぜ提出されたんだろう」とシンプルに対応に悩むことがあります。

勢い、主治医に詳細を聞きたくなるかもしれませんが、それはお勧めしません。後述する配慮が必要だという診断書と同じく、通常勤務ができるのか、療養が必要なのかどうか、２択で本人に尋ねましょう。なお前者であれば、通常勤務が可能という主治医意見を取得しておきましょう。

配慮が必要だという診断書

業務軽減が必要、異動が必要、あるいは異動は望ましくない、などさまざまな配慮が記載された診断書を受け取ることがあると思います。ではこうした診断書を受け取った際に、どのような対応をすれば良いでしょうか。

そもそも会社にとって診断書はどのような位置づけか

会社が制度上提出を求めているのは、「療養が必要」という診断書と「就業可能」という診断書の2つだけです。配慮が必要だという診断書は、制度上定められておらず、ある意味で「労働条件の変更が必要である」という従業員側からの申し出とも言えましょう。

会社は診断書の内容に従う義務はない

診断書に記載された配置転換の希望を、会社がそのまま実行する義務はありません。配属や異動は会社の人事権に基づく裁量であり、医師の意見が人事権を拘束することはないのです。

冷静に考えれば分かると思いますが、会社と従業員の雇用契約関係において、主治医は完全な第三者です。
　例えば家族（同じく第三者）から「うちの○○は〜業務が向いていると思うので、異動させて方が望ましいです」というようなお手紙をもらった場合に、どのように対応するでしょうか。あるいは診断書で「低賃金がストレスになるので、賃金を３倍にするのが望ましい」というような記載があったらどのように対応するでしょうか。

対応方法

ただし、診断書を全く無視して良いということではありません。診断書が出ているということは、安全配慮義務が拡大しているわけで、何の配慮もせずに病状を悪化させた場合に、事業者の過失になってしまいます。

企業としての対応は、従業員に「通常勤務をするか、療養するか」の二択を提示することです。通常勤務が難しいのであれば、療養が必要な状態という判断になります。

なお、通常勤務ができるということであれば、今出ている診断書を上書きする形で、「通常勤務が可能」という診断書の提出を求めましょう。

診断書が出てこない場合の対応

「療養が必要だという結論になり、受診したのに診断書が出てこない」「休職期間の延長に必要な診断書が提出されない」。こうした場面も、対応ではしばしば発生します。

診断書が提出されない場合に困るのは本人

こうした場面では会社側担当者が困っていることが多いのですが、本来は診断書が提出されずに困るのは本人であるはずです。

例えば、病気欠勤や病気休職の承認や発令、延長のために診断書が必要だという場合、診断書が提出されなければ、就業規則等で「正当な事由」として定められた欠勤・休職は適用できません。一方で復帰も認められないわけですから、要するに欠勤扱いとなり、懲戒処分の対象となる可能性もあります。

本人に提出を求めるのが原則

また会社が直接主治医に連絡して診断書を取得することはすべきではありません。主治医と契約関係にあるのは従業員本人であり、会社ではないからです。上記を説明した上で、本人に提出を求めましょう。

詳しくは下記を確認ください。会社・本人・主治医・産業医の契約関係を整理しながら解説しています。

まとめ

とにかく診断書に振り回されないようにしましょう。あくまで、復帰させるかどうかやどのように働かせるかについては、会社が責任を持って判断するものです。

私たちは復帰の際には三基準（業務基準・労務基準・健康基準）で判断することを推奨しています。これも主治医の意見だけで復帰可否を判断するのではなく、通常勤務ができるかを会社が判断するということを表しています。

またこうした判断を仕組みとして行えるように、復職プログラムも作っています。

よくある質問

従業員から「診断書を出せない」と言われた場合、会社はどう対応すべきですか？

まず確認すべきは「会社はなぜ診断書を求めているのか」という目的です。復職名人では、会社が診断書の提出を求めるのは「休ませると決めた時」か、「通常勤務ができることについて医師の担保を求める時」だけです。目的なく「とりあえず診断書を」と求めるノープラン受診が混乱の元になります。

対応の軸は「通常勤務ができているかどうか」です。通常勤務ができているなら診断書は不要であり、通常勤務ができていないなら「改善して通常勤務を継続するか、療養に専念するか」の二択を提示します。前者を選ぶのであれば通常勤務ができるという医師意見を、後者を選ぶ場合には療養が必要だという医師意見を求めましょう。診断書が出ないこと自体を問題視するのではなく、「通常勤務ができているか否か」を判断の起点としてください。

会社が従業員に診断書の提出を求めることは法的に問題ありませんか？

問題ありません。会社には安全配慮義務があり、従業員の健康状態が業務に支障をきたす可能性を認識した場合、適切な措置を講じる義務があります。診断書の提出を求めることは、その措置の一環として正当な行為です。

ただし重要なのは、診断書を求める目的が明確であることです。復職名人では、診断書はあくまで療養申請の「添付書類に過ぎない」と位置づけます。主たる書類は欠勤届や療養申請書であり、診断書はその事由を裏付けるものです。

また、提出された診断書の病名や医学的意見には拘束されますが、復職可否や就業上の措置は会社が判断します。あらかじめ会社と従業員の間で確認した内容を踏まえて、「そうした条件で働かせて良いか」というスタンスで医師意見を確認することが重要です。「診断書に書いてあるから」ではなく、あくまで会社の労務管理の判断材料として活用するものです。

「業務軽減が望ましい」と書かれた診断書を受け取った場合、会社はどう対応すべきですか？

「業務軽減が望ましい」という診断書は、そのまま受け入れてはなりません。この種の記載は、医師が意見を述べるべき領域を超えている場合があります。

会社の対応としては、第一に「業務軽減をしなければ健康状態が悪化するのかどうか」を確認します。悪化するのであれば通常勤務ができない状態ですから、療養に専念してもらうのが正しい対応です。業務軽減を「配慮」として受け入れると、不完全な労務提供を受領することになり、安全配慮義務の範囲が拡大するリスクと悪しき前例化という二つの深刻な問題が生じます。会社として取るべき対応は「通常勤務ができるか、できないなら療養するか」の二択の提示であり、「業務軽減付きで働き続ける」は選択肢に含めないことが原則です。

復職時に主治医が診断書を書いてくれない場合、会社としてどう対処すべきですか？

主治医が意見書を書いてくれないことで困るのは会社ではなく従業員本人です。復帰基準を満たしていることを証明する責任は労働者側にあり、主治医意見書はその証明手段の一つに過ぎません。そのため、会社としての対応は明確で、「所定の主治医意見書が提出されないのであれば、復職可能とは判断できない」と淡々と繰り返すことです。

なお従業員には「主治医の先生が当社の様式に不慣れで『すぐには書けない』と言われる場合もあるが、意見がいただけない以上は就業継続について許容できない。面接の意図をよく理解したうえで、あなたから主治医にきちんと説明できるよう準備してから受診するように」と伝えます。

会社が主治医に直接働きかける必要はなく、本人を介して対応を進めるのが原則です。なお、所定様式での回答がどうしても得られない場合は「求めうる内容について判断ができない」として療養継続の判断とすることも可能です。